Qué relación se establece entre la valoración documental y las TRD?

Para comenzar debemos aclarar que es la valoración es un proceso técnico, como lo menciona Casilimas &Ramírez (2004),  de  “análisis intelectual de la producción documental de la institución” y de acuerdo con la definición  dada en  el Diccionario de terminología del consejo internacional  de archivos (ICA) se especifica que la valoración documental es “la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencias, acceso y conservación o eliminación total o parcial” de igual manera según María Luisa Conde “ es el proceso de análisis y selección cuyo  objetivo es establecer los plazos de transferencias, conservación y acceso de las series documentales”   Así mismo, el reglamento general de archivos de Colombia la define como “ el proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo”( Pulido. 2011).

Identificación de los  Valores Primarios y Secundarios:

Valor primario

Son las  cualidades  dadas  a los documentos de archivo desde el momento que se produce y para a cual fue creado como son:

Administrativo: Documentos para la administración que los han producido, como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Legales: testimonio de la Ley

Fiscal: Obligaciones tributarias

Jurídico: Derivan derechos u obligaciones legales por  derecho común

Contable: Justificación de operaciones destinadas al control presupuestario.

Valor secundario

Son las cualidades dadas al documento de archivo cuando este  ya no  tenga ningún valor primario y se vuelve  un documento importante  para la organización y la comunidad por su contenido: 

Histórico: Son fuente primaria para la historia

Informativos: Sirven de referencia para la elaboración o reconstrucción de  cualquier actividad de la administración.

CRITERIOS A TOMAR EN CUENTA PARA LA VALORACIÓN, los criterios que se deben dar a  los documentos  generados en la organización,  son el  valor legal del documento, la frecuencia de consulta de los documentos, las condiciones sociales y políticas de la época,  la caracterización de la institución y la evolución  y desarrollos tecnológicos.

De acuerdo a este análisis de valoración  realizado a la producción documental de la organización,  la cual refleja las funciones y procedimientos de cada una de las dependencias de la estructura organiza-funcional, se  establecen:  los asuntos (series y/o subseries), los tiempos de permanencia  de los archivos en cada una de las etapas del ciclo de vida de los archivos (retención),  y  la disposición final  de los documentos,  esto quiere  decir que vamos hacer con esta documentación con el tiempo (selección, eliminación, conservación total y digitalización o microfilmación).

Con toda esta información, es aquí donde  la TRD tienen relación con la valoración, porque  las series definidas, los tiempos de retención determinados y la disposición final de los documentos se registran en el  formato de  Tabla de Retención Documental establecido por el Archivo General de la Nación, en el cual se va a identificar el  nombre de la  entidad productora y  nombre de la oficina productora de la documentación que fue valorada,  convirtiéndose en una herramienta archivística  de fácil acceso, manejo, control y  organización de la documentación generada en la dependencia.

               

Citas tomadas de:

Casilimas, R. C. y Ramírez, M.J. (2004). Fondos Acumulados manual de organización.

Pulido, N. (2011). Portal Iberoamericano de Ciencias de la Información y la documentación. REDCID. Obtenido de http://www.redcid.org/index.php?option=com_mtree&task=att_download&link_id=6&cf_id=24