Para la valoración considero que se debe tener en cuenta los
siguientes pasos:
1. Contar con los manuales de funciones de las
pendencias de la organización y revisar los procedimientos, si los hay, que
servirán de guía para la producción documental.
2. Establecer los asuntos de acuerdo a las funciones y
producción documental de cada dependencia (principio de procedencia).
3. Contar con inventarios
documentales generados en la dependencia
y en la organización, para determinar contenido informativo, fechas, volúmenes
y frecuencias de consultas de los asuntos (series), Casilimas y Ramiréz (2004).
4. Elaborar los cuadros de
clasificación, donde se identifique los asuntos ( series y/o subseries) que
componen cada agrupación documental, de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional de la dependencia productora y de la organización.
5. Investigar y estudiar la
normatividad interna y externa existente
que nos sirva para valorar las agrupaciones documentales conformadas,
las cuales nos servirán para determinar los tiempos de permanencia en los
archivos de gestión y en el archivo
Central, así como su disposición final (selección, eliminación, conservación
total y digitalización o microfilmación) de estos.
De acuerdo con lo anterior, la información generada en la valoración en la cual
he determinado los asuntos (series y/o Subserie), tiempos de permanencia
en los archivos de gestión y central,
como la disposición final de estos, se plasman en el formato de TRD establecidos por el Archivo General de la Nación, las cuales reflejaran las producción
documental de las dependencias para iniciar el proceso de organización
documental de la organización.
.
Citas
tomadas de:
Casilimas,
R. C. y Ramírez, M.J. (2004). Fondos Acumulados manual de organización.
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