viernes, 30 de septiembre de 2016

Cuál función cumplen las TRD en relación con los procesos organizacionales y con los documentales?





Las Tablas de Retención Documental-TRD es  una herramienta de planificación archivística  que   permite  realizar, según el Archivo General de la Nación (2002), en las diferentes fases de archivo (gestión, central e histórico) la administración, manejo, organización, racionalización y conservación de la producción documental  para los diferentes procesos tanto misionales como administrativos de una organización.

En los procesos organizacionales de las instituciones, se establecen una serie de estrategias con las cuales se  evalúan, como lo indica Smith (2006), “las comunicaciones, las relaciones interpersonales, las toman decisiones, la motivación, la cultura y el trabajo en equipo, entre otras,  con el  fin de lograr un efectivo fortalecimiento de la Institución”, dar cumplimiento a sus objetivos  y misión e igualmente buscar la eficiencia y la efectividad organizacional, por tanto, la función de las TRD que cumple es este proceso, es lograr el cambio de la cultura  archivística en la organización, con el fin de mejorar el  control, manejo, organización y preservación del patrimonio documental de  la organización de una manera más eficiente.

De otra parte, estos procesos van generando una serie de actividades que producen bienes, servicios y/o productos con el propósito de satisfacer las necesidades de  sus clientes, dando cumplimiento a sus funciones para la cual fueron creadas;  dentro de  estos procesos día a día se van generando una serie de documentos y registros  que se tienen que organizar, controlar  y administrar, porque son la evidencia de la gestión de la organización, por tanto, es también aquí donde las TRD empiezan a cumplir su gran función, la de organización documental.



Citas tomadas de:  
Smith C. H.(2006). Evaluación de los procesos organizacionales como estrategia de intervención para el cambio organizacional.(6).Obtenido de http://www.redalyc.org/pdf/904/90460106.pdf.
Archivo General de la Nación (2001). Acuerdo 39 de 2002: Por el cual se regula  el procedimiento para la elaboración y aplicación de las
Tablas de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.1. Obtenido de http://www.unal.edu.co/una/docs/RL/Externa/Archivo%20General%20de%20la%20Nacion/ACUERDO%20039%20de%2002%20elaboracion-aplicac%20TRD.pdf


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