Las Tablas de Retención
Documental-TRD es una herramienta de
planificación archivística que permite realizar, según el Archivo General de la
Nación (2002), en las diferentes fases de archivo (gestión, central e histórico)
la administración, manejo, organización, racionalización y conservación de la
producción documental para los
diferentes procesos tanto misionales como administrativos de una organización.
En los procesos organizacionales
de las instituciones, se establecen una serie de estrategias con las cuales se evalúan, como lo indica Smith (2006), “las
comunicaciones, las relaciones interpersonales, las toman decisiones, la
motivación, la cultura y el trabajo en equipo, entre otras, con el fin de lograr un efectivo fortalecimiento de
la Institución”, dar cumplimiento a sus objetivos y misión e igualmente buscar la eficiencia y
la efectividad organizacional, por tanto, la función de las TRD que cumple es
este proceso, es lograr el cambio de la cultura
archivística en la organización, con el fin de mejorar el control, manejo, organización y preservación
del patrimonio documental de la organización
de una manera más eficiente.
De otra parte, estos procesos van
generando una serie de actividades que producen bienes, servicios y/o productos
con el propósito de satisfacer las necesidades de sus clientes, dando cumplimiento a sus
funciones para la cual fueron creadas; dentro de estos procesos día a día se van generando una
serie de documentos y registros que se
tienen que organizar, controlar y
administrar, porque son la evidencia de la gestión de la organización, por
tanto, es también aquí donde las TRD empiezan a cumplir su gran función, la de organización
documental.
Citas
tomadas de:
Smith
C. H.(2006). Evaluación de los procesos organizacionales como estrategia de
intervención para el cambio organizacional.(6).Obtenido de
http://www.redalyc.org/pdf/904/90460106.pdf.
Archivo
General de la Nación (2001). Acuerdo 39 de 2002: Por
el cual se regula el procedimiento para
la elaboración y aplicación de las
Tablas
de Retención Documental en desarrollo del Articulo 24 de la Ley 594 de 2000.1. Obtenido
de http://www.unal.edu.co/una/docs/RL/Externa/Archivo%20General%20de%20la%20Nacion/ACUERDO%20039%20de%2002%20elaboracion-aplicac%20TRD.pdf
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