El cuadro de clasificación documental
(CCD) de acuerdo a Ortiz (2012) es un
instrumento de planificación archivístico el cual refleja la estructura jerárquica y lógica donde
se evidencia las funciones y actividade de una institución, con las cuales
se generan o reciben documentos.
Con el CCD se logra la gestión
documental de una forma más
eficiente y normalizada, ya que es un
instrumento de descripción de los archivos, donde se puede observar las series documentales de las diferentes dependencias (secciones) de la organización y
de sus relaciones jerárquicas, con esta herramienta se logra la planeación sistemática del proceso de los documentos desde su
eliminación hasta su descripción(inventarios). Los CCD se ordenan jerárquicamente
y se organiza por fondo, sub fondo y series documentales.
La relación de las Tablas de Retención Documental-TRD con los cuadros de clasificación
documental es que ambas son una herramienta de planificación
archivística donde el CCD es el instrumento modelador y de control de la
producción documental, como lo indica Ortiz (2012) , y las TRD se
establecen las series documentales del fondo a las cuales se
les ha establecido el tiempo de retención
y su disposición final (eliminación,
conservación total, microfilmación y selección) de acuerdo a la valoración ya
realizada y plasmada en los cuadros de clasificación.
Citas
tomadas de:
Ortiz,
C.P. (2012). Herramientas técnicas para el tratamiento de los documentos:
cuadro de clasificación y tabla de retención documental. (3). 8-14.
Archivo
General de la Nación (2001). Resolución.
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