Las Tablas de
Retención Documental-TRD, “es el instrumento archivístico que contiene el
listado de todas las series documentales de la institución, a las cuales se les
asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos
y su disposición documental una vez expirados sus valores administrativos” (Ortiz,
2012, p.14).
Considero que la
importancia de las TRD es proporcionar una herramienta archivística que ayude, facilite y establezca
una línea para la organización y control de la documentación producida y recibida por la gestión tanto
administrativa y misional de una
institución, con la cual se
establece el tiempo de retención o duración de
los documentos en el archivo de gestión y central, e igualmente indique cuando debo realizar las
respectivas transferencias documentales del archivo de gestión al archivo
central de la organización.
De acuerdo a lo indicodo por Ortíz Castro (2012) y en el mini-
manual del Archivo General de la Nación AGN se
establecen los siguientes beneficios con la elaboración de las Tablas de Retención Documental, así:
Facilitan el
manejo de la información; Contribuyen a la racionalización de la producción
documental; Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y
eficiente; Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los
tiempos de retención en ella estipulados; Garantizan la selección y
conservación de los documentos que tienen carácter permanente; Regulan las
transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo; Sirven de
apoyo para la racionalización de los procesos administrativos; Desde el punto
de vista del trabajo archivístico las Tablas de Retención Documental son
fundamentales porque; Permiten el manejo
integral de los documentos; Facilitan la organización de los documentos a
partir del concepto de Archivo Total.; Ayudan a controlar la producción y
trámite documental; Identifican y reflejan las funciones institucionales.; Integran
los procesos archivísticos para el manejo racional de los documentos; Permiten
identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y
que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
(Archivo
General de la Nación, 2001; Ortíz (2012).
Citas tomadas de:
Ortiz, C.P. (2012). Herramientas técnicas
para el tratamiento de los documentos: cuadro de clasificación y tabla de
retención documental. (3). 14.
Archivo General de la Nación (2001).
Mini-manual: Talas de retención y transferencias documentales.11.
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