Con las TRD las dependencias de la institución organizan la documentación generadas
por la gestión y funciones de estas, documentos que se
organizaran en las unidades documentales de acuerdo con el nombre de la serie
o Subserie documental y de la tipología
que la conforma, esta documentación organizada se le aplicará el tiempo de
retención(años) establecido en la
TRD tanto para el Archivo de
Gestión y el Archivo Central, información muy importante que nos sirven
para realizar las respectivas
transferencias documentales, esto quiere decir, trasladar los archivos del
archivo de Gestión al Archivo Central ( transferencia primaria) y del Archivo Central al Archivo Histórico
(transferencia secundaria), donde se
valorara esta información de acuerdo a las disposición final
establecida en las TRD para determinar si la documentación se debe conservar totalmente,
eliminar, digitalizar o microfilmar y/o seleccionar. Por tanto las TRD dan la línea para los proceso de organización,
transferencia y disposición final de los
archivos generados en la gestión de una organización.
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