Cuál considera usted que es la metodología que debe seguirse en términos de valoración documental y como se debe evidenciar está en la TRD diseñada para esta sea efectiva con los lineamientos y necesidades de la organización?

Para la valoración  considero que se debe tener en cuenta los siguientes pasos:

1.  Contar con los manuales de funciones de las pendencias de la organización y revisar los procedimientos, si los hay, que servirán de guía para la producción documental.

2. Establecer  los asuntos de acuerdo a las funciones y producción documental de cada dependencia (principio de procedencia).

3. Contar con inventarios documentales generados  en la dependencia y en la organización, para determinar contenido informativo, fechas, volúmenes y frecuencias de consultas de los asuntos (series), Casilimas y Ramiréz (2004).

4. Elaborar los cuadros de clasificación, donde se identifique los asuntos ( series y/o subseries) que componen cada agrupación documental, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la dependencia productora y de la organización.

5. Investigar y estudiar la normatividad interna y externa  existente que nos sirva para  valorar  las agrupaciones documentales conformadas, las cuales nos servirán para determinar los tiempos de permanencia en los archivos de gestión y en el  archivo Central, así como su disposición final (selección, eliminación, conservación total y digitalización o microfilmación) de estos.

De acuerdo con lo anterior,  la información generada en la valoración  en la cual  he determinado los asuntos (series y/o Subserie), tiempos de permanencia en los archivos de gestión y central,  como la disposición final de estos, se plasman  en el formato de TRD establecidos  por el Archivo General de la Nación,  las cuales reflejaran las producción documental de las dependencias para iniciar el proceso de organización documental de la organización.

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Citas tomadas de:

Casilimas, R. C. y Ramírez, M.J. (2004). Fondos Acumulados manual de organización.

Cuál es la relación entre las TRD y los Bancos Terminológicos?

Las TRD  reflejan  todas las series y subserie documentales que generan las dependencias   de acuerdo a sus funciones, “las cuales  van a conformar el Instrumento Archivístico que permite la normalización de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y de estructuras terminológicas  denominado Bancos terminológicos”, Archivo General de la Nación (2016).

Los bancos terminológicos de acuerdo a la definición dada  por el  Archivo General “Es un registro de conceptos o términos, cuyo fin es brindar una herramienta que facilita información (desde el punto de vista documental) de la entidad para una buena comprensión de los términos y conceptos ligados a la actividad misional de la entidad con fundamento en las temáticas del sector al cual pertenece” AGN (2016).

Con la implantación de las Tablas de Retención Documental en todas las entidades del estado, se organizan y controla la producción documental de las series y subseries  documentales producto de las funciones y procedimiento de la organización,  las cuales  se deben organizar en un Banco terminológico que faciliten la  comprensión de o términos y conceptos  relacionados con la  misión y función de la organización. 

Esto con  el propósito de  dar cumplimiento al  Decreto 1080 de 2015 – Capítulo V, relacionada con la implementación de los  Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental  de las entidades públicas y  privadas que presten funciones públicas.

Tomadas de:

Nación Archivo General de la (2001). Recuperado de  http://banter.archivogeneral.gov.co/vocab/index.php?tema=30&/banco-terminologico

Cuál es la relación entre las TRD y los CCD?

El cuadro de clasificación documental (CCD)  de acuerdo a Ortiz (2012) es un instrumento de planificación archivístico el cual  refleja la estructura jerárquica y lógica donde se evidencia las funciones y actividade de una institución, con las cuales se  generan  o reciben documentos. 

Con el CCD  se logra  la gestión  documental  de una forma más eficiente y normalizada,  ya que es un instrumento de descripción de los archivos, donde se puede  observar las series documentales de  las diferentes  dependencias (secciones) de la organización y de sus relaciones jerárquicas, con esta herramienta se  logra la planeación sistemática  del proceso de los documentos desde su eliminación hasta su descripción(inventarios). Los CCD se ordenan jerárquicamente y se organiza por fondo, sub fondo y series documentales.

La relación  de las  Tablas de Retención Documental-TRD  con los cuadros de  clasificación  documental es que ambas son una herramienta de planificación archivística donde el CCD es el instrumento modelador y de control de la producción documental, como lo indica Ortiz (2012) , y las TRD  se  establecen  las   series documentales del fondo a las cuales se les ha establecido el tiempo de retención  y su  disposición final (eliminación, conservación total, microfilmación y selección) de acuerdo a la valoración ya realizada y  plasmada en los  cuadros de clasificación.

  

Citas tomadas de: 

Ortiz, C.P. (2012). Herramientas técnicas para el tratamiento de los documentos: cuadro de clasificación y tabla de retención documental. (3). 8-14.

Archivo General de la Nación (2001). Resolución.